Privacy Policy

GENERAL GDPR POLICY ADPO GROUP

1. General lnformation

    ln the context of the new European legislation, General Data Protection Regulation (GDPR), we inform you of our policy regarding the processing of your personal data. Your personal data may be processed by ADPO GROUP or one of its Affiliates (LLH NV, AFC NV, ACC NV, CBN NV) . We will always treat your personal data with the utmost care. Further on in this CUSTOMER GDPR policy, you will find the necessary information regarding the processing of your personal data. lf you have any questions or remarks regarding the processing of your personal data, you can contact our data controller via E-mail privacy@adpo.com. You can also always contact the data protection authority via E-mail commission@privacycommission.be

    2. Processing of personal data

      We may process some of your personal data.

      . This is always done in the context of your relationship with ADPO GROUP;

      . We limit it to the data strictly necessary to provide a good service;

      We may share your data with third parties. This is always done in the context of our services;

      ‘ ADPO GROUP and any third parties will treat your personal data confidentially and with the utmost care’.

      2.1 Which personal data are processed:

      As part of the relationship between you and ADPO GROUP, the following personal data may be processed:

      ‘ Personal identification data s: E.g. Name, First name, Address, Telephone number

      . Financial identification data: E.g. Account numbers

      . Electronic identification data: E.g. E-mail address

      ‘ Professional identification data: E.g. Professional activity, current job, function, VAT number

      . Professional activity, current job, function, VAT number

      . Name, First Name, Address

      . Data driver license (copy driver license)

      . Data identity card (copy lD)

      . Data ADR certificate (copy ADR certificate)

      . Personal subcontractors, truck drivers

      lf you are an employee of an organization or company that has a contractual relationship with ADPO GROUP as supplier or customer we will process your business data (e.g, business email address, business phone number, …) and personal data (e.g. surname, first name, …) in the context of the execution of this contractual relationship.

      2.2 Purpose of the processing

      Regarding the relationship between you and ADPO GROUP, personal data may be processed for the following purposes:
      . Customer administration/customer management
      . Supplier administration/supplier management
      . Accounting operations
      . Dispute management
      . Execution of agreements

      lf you are an employee of an organization or company that has a contractual relationship with ADPO GROUP as supplier or customer, we may use your data in the context of the execution of this contractual relationship.

      2.3 Duration of processing

      ADPO GROUP will only retain your data for the period necessary for the purposes of achieving and fulfilling the objectives under 2.2, unless a longer retention period is required or justified by law or another legal obligation.

      3. Transfer of your data to third parties

        ln certain cases, your personal data may be passed on to third parties. More specifically to companies cooperating in the framework of activities linked to the work of ADPO GROUP (e.9. subcontractors, service providers, etc.);
        To competent authorities within the framework of legal and regulatory obligations.

        4. Data subject’s rights

        Within the framework of the General Data Protection Regulation, you are granted a number of rights with regard to the processing of your personal data.

          These are:
          . Right of access and copy of data
          . Right of rectification of such data
          . Right to have the data deleted (right to be forgotten)
          . Right to limitation of processing
          . Right to transferability of data

          lf you have any questions about or wish to exercise these rights, please contact our data controller via E-mail privacy@adpo.com or the Data Protection Authority via E-mail commission@privacycomm ission. be.

          5. Contact

          lf you have any questions regarding the processing of your personal data, the exercise of your rights as a party concerned or information about our CUSTOMER GDPR policy, please contact our data controller via E-mail privacy@adpo.com

          GDPR BELEID – SOLLICITANTEN

          Overeenkomstig de artikelen 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679, over de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van dergelijke gegevens (hierna genoemd “AVG”), informeren wij u hierbij over ons huidige beleid en onze praktijken die van toepassing zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens (de “Data”) verzameld door “ADPO bedrijvengroep” Of “ons” in verband met uw sollicitatie.

          1. Gegevensbeheerder en contactgegevens

          De gegevensbeheerder is ADPO bedrijvengroep.

          Hieronder vindt u de contactgegevens van de hoofdzetel:

          Haven 1111, Steenlandlaan 3

          B-9130 Kallo

          BE 0473 333 769

          personeelsdienst@adpo.com

          2. Categorieën van persoonlijke gegevens

          De term Persoonsgegevens verwijst naar de persoonlijke gegevens die u aan de ADPO bedrijvengroep verstrekt (bijvoorbeeld door het invullen en verzenden van de contact- / registratieformulieren die we voor u beschikbaar stellen) of die de ADPO bedrijvengroep over u verzamelt tijdens of in verband met het wervingsproces en omvat:

          Biografische gegevens, zoals uw naam, achternaam, geboortedatum en -plaats, adres, opleiding, kwalificatie en werkervaringen, e-mailadres, telefoonnummer, vaardigheden met betrekking tot talenkennis en IT-systemen en salarisgegevens van uw vorige werkervaring.

          3. Doeleinden van de verwerking en wettelijke basis

          3.1 Doeleinden van de verwerking

          Uw persoonlijke gegevens worden verzameld en verwerkt voor de volgende doeleinden:

          Om uw sollicitatie te beoordelen en contact met u op te nemen om een ​​gesprek met u in te plannen en / of om u een werkaanbieding te doen. Bij twijfel kan er een referentie afgenomen worden.
          Voor administratieve doeleinden die verband houden met het beheer van uw sollicitatie of het voldoen aan wettelijke vereisten (bijv. Boekhoudkundige of fiscale vereisten) of om te voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten;
          Om de persoonsgegevens te delen met de andere bedrijven in de ADPO bedrijvengroep voor interne administratieve en boekhoudkundige doeleinden.

          3.2 Legale basis

          Het indienen van uw persoonlijke gegevens is niet verplicht.

          Met betrekking tot het doel genoemd in paragraaf A, is de rechtsgrondslag het uitvoeren van de nodige stappen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst.

          Met betrekking tot het doel genoemd in paragraaf B is de rechtsgrondslag de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de ADPO bedrijvengroep is onderworpen.

          Met betrekking tot het in paragraaf C genoemde doel is de rechtsgrondslag het gerechtvaardigde belang van de ADPO bedrijvengroep als onderdeel van een ondernemingsgroep om persoonsgegevens binnen de ondernemingsgroep door te geven voor interne administratieve doeleinden, met inbegrip van de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten.

          4. Gegevensontvangers

          Uw persoonsgegevens worden verwerkt door personeel van de ADPO bedrijvengroep en, indien nodig of functioneel om de hierboven aangegeven doeleinden te vervullen, kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt door derden die mogelijk ook specifiek door ons zijn aangesteld als gegevensverwerkers.

          De categorieën aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden verstrekt, zijn de volgende:

          Een IT-leverancier, consultants en juridische, boekhoudkundige, fiscale, arbeids- en andere professionals en agentschappen, rekruteringsbedrijven en andere bedrijven binnen de ADPO bedrijvengroep binnen de EER;
          Openbare entiteiten en autoriteiten, met inbegrip van maar niet beperkt tot arbeidsautoriteiten en sociale zekerheidsinstanties, evenals belastingautoriteiten, uitsluitend om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen.
          Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om het doel van de verzameling te vervullen (bijv. het beheer van uw sollicitatie) en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om te voldoen aan wettelijke vereisten, geschillen op te lossen, de veiligheid te handhaven, fraude en misbruik voorkomen.

          In het bijzonder zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd zodra duidelijk wordt dat de ADPO bedrijvengroep geen werkaanbieding zal doen of niet door u zal worden aanvaard en in elk geval niet langer dan 12 maanden, onverminderd de verwerking van uw persoonsgegevens als u in dienst komt van ADPO bedrijvengroep.

          In gevallen waarin ADPO bedrijvengroep uw persoonsgegevens wil bewaren met het oog op een nieuwe vacature, wordt u hiervan op de hoogte gesteld en krijgt u de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een dergelijke verdere verwerking, in welk geval uw persoonsgegevens worden verwijderd.

          5. Geautomatiseerde beslissing

          Uw persoonlijke gegevens zijn niet onderworpen aan een individuele automatische beslissing.

          6. Rechten van de betrokkene

          U hebt het recht om van ons een bevestiging te krijgen of uw persoonsgegevens al dan niet door ons worden verwerkt, en, waar dat het geval is, hebt u het recht om ons te verzoeken om inzage in en rectificatie of verwijdering van dezelfde gegevens of beperking van deze gegevens. Verwerking en om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking.

          Als u toegang wilt tot uw persoonlijke gegevens of deze wilt corrigeren, of als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan gerust contact met ons op.

          7. Toezichthoudende autoriteit

          In het geval van een schending van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

          AI Processing of Communication Data

          1. Use of Artificial Intelligence Systems

          We use artificial intelligence (“AI”) and automated processing technologies to support and improve our business operations, including but not limited to customer support, project management, internal collaboration, analytics, and operational efficiency.
          These AI systems may process communication data such as emails, support tickets, chat messages, meeting notes, transcripts, or other business-related communications.

          2. Categories of Data Processed

          Depending on the context of the interaction, the AI systems may process:

          • Contact details (such as name, email address, job title, company name)
          • Communication content (emails, tickets, chat messages, meeting notes or transcripts)
          • Metadata related to communications (timestamps, participants, subject lines)
          • Contextual business information necessary to perform the requested service

          We do not intentionally process special categories of personal data (as defined under Article 9 GDPR), unless explicitly required and lawfully permitted.

          3. Purpose of AI Processing

          Communication data may be processed by AI systems for the following purposes:

          • Responding to inquiries and support requests
          • Summarizing, structuring, classifying or prioritizing communications
          • Improving service quality, consistency and response times
          • Supporting project tracking, task management and follow-up
          • Internal analytics and operational optimization
          • Ensuring continuity and quality of business services

          AI processing is used as a supporting tool and does not replace human oversight where decisions may have legal or significant effects.

          4. Legal Basis for Processing

          The processing of personal data through AI systems is based on one or more of the following legal grounds under Article 6 GDPR:

          • Performance of a contract: where processing is necessary to provide our services
          • Legitimate interests: such as improving operational efficiency, service quality and internal organization, balanced against the rights and freedoms of data subjects
          • Consent: where required by law or explicitly requested

          Where processing is based on legitimate interest, we perform a documented balancing test to ensure your rights are not overridden.

          5. Transparency and Fair Processing

          We ensure that AI-based processing is carried out in a transparent, fair and proportionate manner. Individuals are not subject to decisions based solely on automated processing that produce legal or similarly significant effects, unless explicitly permitted under applicable law.

          6. Data Processors and AI Providers

          We may rely on trusted third-party technology providers to deliver AI functionality. These providers act as data processors and process personal data solely on our documented instructions.


          Appropriate data processing agreements (DPAs) are in place to ensure:

          • Confidentiality and security of personal data
          • No use of data for training or secondary purposes unless contractually agreed
          • Compliance with GDPR and applicable data protection laws

          Where data is processed outside the European Economic Area (EEA), appropriate safeguards are implemented in accordance with GDPR requirements.

          7. Data Security and Retention

          We implement appropriate technical and organizational measures to protect personal data processed by AI systems against unauthorized access, loss or misuse.

          Personal data is retained only for as long as necessary to fulfil the purposes described above or as required by applicable law.

          8. Your Rights

          As a data subject, you have the right to:

          • Access your personal data
          • Request correction or deletion
          • Object to processing based on legitimate interests
          • Request restriction of processing
          • Withdraw consent where processing is based on consent
          • Lodge a complaint with a supervisory authority

          Requests can be submitted via the contact details provided in this Privacy Policy.

          9. Questions or Objections Regarding AI Processing

          If you have questions, concerns, or objections regarding the use of AI in processing your communications, you may contact us at any time. We remain committed to responsible, transparent and lawful use of AI technologies.